Foire aux questions
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées. Si vous ne trouvez pas de solution à votre problème, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail à tout moment.
Vous approuvez les feuilles de temps. Grâce à notre système EasyTimesheet, il vous suffit de saisir les jours où le consultant n'était pas présent. Ensuite, les feuilles de temps sont générées et vous sont automatiquement envoyées.
En résumé, il n'y a pas de signature en tant que telle. Avec EasyTimesheet, les feuilles de temps sont automatiquement générées à temps plein.
En cas d'erreur, vous pouvez apporter des modifications à tout moment ou nous contacter.
Et si tout va bien, vous pouvez soit les approuver sur votre plateforme, soit ne rien faire, sachant que les feuilles de temps sont automatiquement approuvées au bout de 72 heures.
Nous ne pouvons pas être plus compétents que vous, c'est pourquoi nous vous faisons confiance pour évaluer l'adéquation entre les compétences ou expériences requises et les profils des intervenants externes.
Payrolla recrute exclusivement des consultants externes qui travaillent à plein temps, à un tarif journalier d'au moins 300€ hors TVA, et qui effectuent des missions d'au moins 3 mois sur le territoire du Grand-Duché.
Le délai de préavis est d'un mois, à compter du 15 du mois ou du 1er jour du mois suivant.
La force de Payrolla réside dans le fait de garantir aux candidats la meilleure rémunération. Cet avantage demeure constant tout au long de l'année pour nos clients, leur permettant d'attirer les meilleurs talents tout en maîtrisant leur budget.
Notre solution, basée sur le principe de l'excellence opérationnelle, ne serait pas viable si nous devions supporter le coût de l'indexation des salaires, et il ne serait pas légal de répercuter ces coûts sur nos candidats externes.
C'est pourquoi nous ne collaborons qu'avec des entreprises qui partagent cette vision globale de notre service et qui sont prêtes à prendre en charge le coût de l'indexation des salaires.
C'est ce que nous appelons une situation gagnant-gagnant.
La durée minimale d'une mission est de 3 mois, avec une durée maximale de 24 mois.
Pour aider les entreprises clientes à recruter les meilleurs talents, après cette période minimale de 3 mois, elles ont la possibilité d'engager notre candidat externe.
La durée maximale d'une mission est de 24 mois, avec une durée minimale de 3 mois.
En outre, si la mission du candidat externe doit être prolongée, vous pouvez lui faire signer une nouvelle lettre de mission.
Chez Payrolla, nous partons du principe que nos collaborateurs externes sont motivés et que lorsqu'ils s'engagent, ils travaillent à 100 % du temps prévu.
C'est pourquoi nous proposons le système de gestion EasyTimesheets. Il s'agit d'un système de feuilles de temps conçu pour vous simplifier la vie. Au lieu de saisir leurs feuilles de temps sur une base mensuelle, ce qui vous oblige à les valider, vous et les tiers avez la possibilité de déclarer leurs absences mensuelles (comme les congés de maladie légaux, etc.).
Leurs feuilles de temps sont ensuite générées et vous sont automatiquement envoyées.
Payrolla est le seul cabinet de conseil entièrement automatisé au Luxembourg. Il repose sur le principe de l'excellence opérationnelle et de la transparence totale de l'optimisation.
Contrairement à ses homologues, qui s'appuient sur la marge générée par des consultants externes pour soutenir les installations, les ventes ou les services administratifs, Payrolla n'a que des consultants externes à payer. Cela nous permet de leur garantir la meilleure rémunération sans augmenter le tarif journalier.
Cette approche est bénéfique lorsqu'il s'agit d'attirer des talents. Cette approche innovante est particulièrement utile pour les entreprises qui recherchent des consultants externes sur des marchés confrontés à une pénurie de candidats et à des taux fixes.
Payrolla propose deux services supplémentaires d'aide au recrutement, facturés à un taux transparent de marge de 10 %, uniquement en cas de succès.
Recrutement d'un candidat externe auprès du réseau Payrolla
Le système de mise en correspondance entre votre recherche et les profils du réseau Payrolla, via « Payroll-IA ».
Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous
Les délais de paiement des factures sont de 30 jours à compter de leur réception. Les factures sont automatiquement envoyées à l'administrateur du compte Payrolla le dernier jour ouvrable du mois.
Payrolla propose trois services aux entreprises :
- Gestion gratuite de vos consultants externes : Si vous connaissez des consultants externes mais que vous ne pouvez pas les engager directement, ou si vous souhaitez leur offrir l'assurance de la meilleure rémunération sans augmenter vos budgets, Payrolla propose une solution gratuite pour gérer l'ensemble du cycle de vie d'un consultant externe au sein de votre organisation. Les consultants externes peuvent également initier ce processus directement sans avoir recours à nos services payants. Vous recevez un e-mail du consultant externe vous proposant de soumettre une simulation que vous pouvez convertir en lettre de mission.
- Recrutement d'un consultant externe issu du réseau Payrolla : Si un consultant externe réalise une mission au sein de votre entreprise et que vous souhaitez l'engager définitivement, en un seul clic, nous vous permettons de lui faire une offre via notre plateforme. Après leur accord, nos honoraires sont équivalents à 10 % du forfait annuel brut proposé au consultant externe.
- « It's a match ! » Matching actif par intelligence artificielle (IA) : Si vous souhaitez utiliser notre système Payroll-AI pour bénéficier immédiatement de candidats appropriés, vous pouvez nous informer en un clic que vous souhaitez utiliser le matching basé sur l'IA. En cas de succès, nos frais sont équivalents à 10 % de la facturation annuelle sur la base de 220 jours ouvrables.
Vous voulez aller plus loin ? Si vous n'avez toujours pas trouvé ce que vous recherchez et que vous avez besoin d'un chasseur de têtes dévoué, vous pouvez profiter de notre offre de recrutement négociée. Contactez-nous pour plus de détails.
Si nous n'avons pas besoin de rechercher passivement un candidat externe (via notre Jobboard) ou de manière proactive (via Payrolla-IA), notre service est totalement gratuit.
Services gratuits de Payrolla pour les entreprises :
- Aucun coût si vous n'utilisez pas la recherche externe passive (Jobboard) ou proactive (Payrolla-IA) de candidats externes.
Services inclus :
Espace numérique :
- Tableau de bord récapitulatif
- Notifications de mouvements
- Suivi du cycle des missions
- Rappels de tâches à effectuer ou à valider
Ressources humaines :
- Création et soumission de simulations illimitées
- Création et validation automatiques de lettre (s) de mission
- Simulations de rémunération continues et approuvées
- Suivi et validation du cycle des contrats
- Signatures de documents électroniques
- Archivage et historique des documents
- Consultation et validation des feuilles de temps à l'aide d'EasyTimesheet
- Gestion des demandes de congés, avec accès au planning des absences à tout moment
- Gestion et déclaration des congés payés et/ou extraordinaires
Inclusions supplémentaires :
- Assistance et contact par e-mail 24h/24 et 7j/7.
Oui, Payrolla n'impose pas l'exclusivité.
Nous sommes simplement un canal totalement gratuit pour publier et promouvoir vos annonces au sein de notre réseau.
Notre tarification est basée sur le succès : si notre réseau vous propose le bon profil et que le candidat est embauché, les honoraires de Payrolla seront équivalents à 10 % de la facturation mensuelle hors TVA pendant la période de mission.
Non, actuellement Payrolla n'est pas certifiée en tant que société PSF (Professionnels du Secteur Financier), bien que ce soit un objectif pour un avenir proche.
Après l'envoi d'une mise en demeure, un montant supplémentaire de 15 % est ajouté au montant restant dû.
Pour rappel, le principe d'excellence opérationnelle de Payrolla assure la protection et la meilleure rémunération des candidats externes. À cet égard, notre société n'est pas un établissement de crédit et n'a donc pas l'intention de soutenir les flux de trésorerie des entreprises clientes.
Oui, si le ressortissant de pays tiers a déjà le droit de travailler au Grand-Duché, il est possible de l'embaucher via Payrolla.
Pour information, le ressortissant de pays tiers doit demander un permis de travail auprès du service de l'immigration du ministère des Affaires étrangères et européennes.
Oui, si vous préférez utiliser vos outils internes pour communiquer avec Payrolla, discutons-en.
Oui.
Il est possible de résilier un contrat (mission) prématurément si un candidat ne répond pas à vos exigences. Nous vous demandons de nous en informer par le biais de votre compte personnel et d'indiquer le ou les motifs de cette résiliation afin que nous puissions y faire référence.
Cette résiliation impliquera un délai de préavis d'un mois, commençant soit le 15 du mois en cours, soit le 1er du mois suivant.
Votre compte est configuré pour gérer un ou plusieurs candidats externes. Une facture consolidée et détaillée est automatiquement générée pour votre commodité.
Cela signifie que vous pouvez avoir plusieurs candidats externes avec différents responsables pour chaque validation, tout en recevant une seule facture consolidée.
Si le candidat, après avoir été informé de votre intention de faire une offre, laisse votre proposition sans réponse pendant 48 heures consécutives après l'envoi, celle-ci sera annulée. Vous en serez informé et vous pourrez également retirer l'offre à tout moment si elle n'a pas été validée par le candidat.
Oui. Comme tout cabinet de conseil qui fournit des experts à votre entreprise, nous sommes couverts par une assurance qui vous garantit en cas de dommages.
Pour plus d'informations sur la couverture d'assurance fournie, veuillez vous référer à votre contrat-cadre.
Si le candidat ayant validé sa lettre de mission ne se présente pas le premier jour prévu, veuillez nous en informer le plus rapidement possible par e-mail. Sans raison valable de sa part, Payrolla appliquera les mesures de sanctions décrites dans le règlement intérieur.
Oui. Si vous souhaitez bénéficier de l'assurance fournie à nos clients et de l'ensemble de l'écosystème Payrolla pour tous vos travailleurs externes, notre solution est adaptée à vos besoins.
C'est incroyablement facile.
Il vous suffit de créer un compte d'entreprise gratuit sur notre plateforme. Un contrat-cadre sera généré et soumis pour signature électronique sécurisée.
Bien entendu, ce processus est entièrement gratuit, sans engagement ni obligation d'achat.
À la fin de chaque mois, nous vous envoyons automatiquement deux questions simples qui vous permettent de donner votre avis sur les candidats externes en mission.
En moins de 3 minutes, vous pouvez à la fois exprimer et documenter vos commentaires, suggestions et demandes d'amélioration afin que la performance soit un succès.
Nous sommes un bon partenaire. Nous avons parfois des clients qui, pour diverses raisons, même s'ils sont eux-mêmes des cabinets de conseil, ne peuvent pas engager un consultant externe en tant qu'employé. L'utilisation de la plateforme Payrolla est alors la solution et vous offre les mêmes avantages, en plus d'être bien comprise.
C'est à vous de négocier le tarif journalier.
Nous vous recommandons de travailler en toute transparence avec les candidats externes et de leur expliquer le tarif journalier que vous êtes prêt à leur proposer. Vous pouvez procéder de la manière qui vous convient le mieux : créez une offre d'emploi sur votre compte Payrolla, menez un entretien, envoyez une simulation salariale détaillée couvrant toute la durée de leur mission (du premier mois de salaire au règlement final), le tout en un seul clic.
Contrairement à plusieurs plateformes actuellement examinées par les institutions européennes, Payrolla est une entreprise qui assume pleinement son rôle d'employeur, conformément à la législation luxembourgeoise.
Les employés de Payrolla ont des contrats de travail à durée indéterminée (CDI).
Comme il n'y a pas de travailleurs indépendants, il n'y a pas de « faux travail indépendant ».
Au sein de votre organisation, le créateur de l'ordre de mission est désigné comme approbateur par défaut. Vous pouvez sélectionner une personne supplémentaire habilitée à approuver les feuilles de temps du travailleur en mission.
Que ce soit pour impliquer d'autres services (par exemple, l'informatique et les achats) ou simplement pour garantir l'approbation des feuilles de temps lorsque vous êtes en congé.
Une lettre de mission est valide pendant 48 heures après son envoi. Passé ce délai, s'il n'y a pas de réponse du candidat, elle sera annulée. Vous en serez informé et vous pourrez également retirer la lettre à tout moment si elle n'a pas été validée par le candidat.
En tant que salarié, le travailleur a droit à 26 jours de congé légal annuel, qui peuvent être pris à compter de la fin du troisième mois de son affectation et proportionnellement aux mois déjà travaillés.
Pour signer une lettre de mission auprès de Payrolla, le processus est simple :
- Menez un entretien avec un candidat.
- Si vous souhaitez engager le candidat pour une mission, vous pouvez nous envoyer votre demande en moins d'une minute, de manière entièrement automatisée.
- Le processus de signature est électronique.
Voici une étape supplémentaire : si vous créez une simulation sur notre plateforme et que le candidat l'accepte, vous avez la possibilité de convertir directement la simulation en lettre de mission.
Pour publier une annonce de mission, vous pouvez créer une « offre » directement dans l'espace de votre entreprise, puis décider de la partager sur notre plateforme « PayrollaJobs » et avec notre réseau de partenaires.
Ce processus est gratuit et la seule compensation de Payrolla est une marge de 10 % sur la facturation mensuelle hors TVA pendant la période de mission réussie.
Par e-mail, nous vous envoyons la facture au format PDF pour que vous puissiez la télécharger, et nous vous informons de sa disponibilité dans votre espace entreprise au sein de la plateforme.
Vous rencontrez un problème avec une facture ? Nous contacter.
Non Vous pouvez créer une simulation sur notre plateforme et la partager avec un candidat. Cela ne vous engage en aucune façon. Si le candidat accepte la simulation, vous pouvez directement la convertir en lettre de mission.
Non Contrairement à plusieurs plateformes actuellement surveillées par les institutions européennes, Payrolla est une entreprise qui reconnaît et remplit pleinement son rôle d'employeur, conformément à la législation luxembourgeoise.
Les employés de Payrolla ont des contrats de travail dans le cadre d'un contrat de travail permanent (CDI - Contrat à Durée Indéterminée).
Oui. Une lettre de mission engage votre entreprise, notamment si le candidat la reçoit et accepte le contrat correspondant.
Si vous souhaitez annuler la mission de ce candidat externe avant qu'elle ne commence, une indemnité forfaitaire équivalente à 20 jours du tarif journalier vous sera facturée, avec un délai de paiement de 30 jours à réception.
Non Tous les candidats externes sont employés par Payrolla en contrat permanent (CDI) après une durée de mission minimale de 3 mois. Leur mission vous est facturée par Payrolla, sur la base du nombre de jours travaillés et conformément à la rémunération préétablie.
Similaire au « conseil traditionnel », mais avec une différence significative : vous bénéficiez d'une transparence totale en matière de gestion des coûts, et nous vous encourageons même à communiquer ouvertement le tarif journalier au candidat externe.
Pas de surprises, pas de frais cachés ou de coûts injustifiés : ce sont les candidats externes qui apportent de la valeur à votre entreprise qui sont récompensés.
Oui, s'ils le souhaitent. Chacun des externes a la possibilité d'investir jusqu'à 15 % de ses revenus sous forme de formation continue ou de coaching spécialisé via notre plateforme en ligne.
Lorsqu'un candidat vous est présenté, vous avez également accès à sa disponibilité pour un entretien.
Cliquez sur le lien et vos calendriers mutuels sont automatiquement mis à jour. Après un entretien réussi (avec un nombre illimité d'entretiens), si le candidat vous plaît, il vous suffit de créer un ordre de mission, et vous pouvez effectuer toutes les démarches administratives en ligne en moins de 5 minutes.
Oui, vous pouvez créer une offre d'emploi directement dans l'espace de votre entreprise, puis décider de la partager sur notre plateforme d'emploi « PayrollaJobs » et avec notre réseau de partenaires.
Ce processus est gratuit et la seule compensation de Payrolla est une marge de 10 % sur la facturation mensuelle hors TVA pendant la durée de la mission réussie.
Oui. Vous pouvez proposer un contrat de travail permanent à un candidat externe rémunéré après avoir :
- Ils ont effectué une mission initiale d'au moins 3 mois
- Vous confirmez votre intention 2 mois avant la fin de leur mission
- Vous payez un montant équivalent à 10 % de leur rémunération annuelle.
Ce faisant, nous serions ravis de vous voir recruter directement et définitivement les meilleurs talents !
Non Afin de réduire la charge administrative des dirigeants et des entreprises, Payrolla vous permet de renseigner toutes les informations nécessaires pour le contrat-cadre, quel que soit votre rôle au sein de l'entreprise.
Par la suite, vous pouvez fournir les coordonnées du représentant légal ou de la personne responsable officielle. Cette personne sera le destinataire du ou des documents finaux à examiner et à signer électroniquement.
Non, pas nécessairement. Si la personne responsable de l'administration du compte Payrolla vous accorde les autorisations, vous avez la possibilité de créer vous-même une lettre de mission. Dans la plupart des cas, les gestionnaires responsables d'un budget se voient attribuer cette autorité par les services d'approvisionnement, les ressources humaines et/ou la haute direction.
En tant qu'employeur, Payrolla, après vous avoir consulté et informé de la demande, approuve le congé demandé.
Vous pouvez toujours suivre le calendrier des absences pour une bonne organisation dans l'espace professionnel de votre entreprise.
Oui, nous avons négocié des tarifs préférentiels avec un cabinet de recrutement spécialisé.
Cela nous permet de vous aider de manière proactive à trouver le candidat idéal lorsque votre propre réseau ou le nôtre ne suffit pas.
Pour en savoir plus, veuillez nous contacter.
Oui. Une lettre de mission engage votre entreprise si le candidat la reçoit et la valide avant que vous ne l'annuliez.
Vous pouvez toutefois changer d'avis. Dans ce cas, une pénalité équivalente à 20 jours du tarif journalier vous sera facturée, avec un délai de paiement de 30 jours à réception.
Non À l'exception des accords régissant le travail transfrontalier vers le Luxembourg, Payrolla n'offre actuellement pas la possibilité à une entreprise luxembourgeoise d'engager un travailleur externe pour une mission en dehors du Grand-Duché.
Payrolla respecte la législation luxembourgeoise à cet égard. Conformément à notre règlement intérieur, les personnes externes sont tenues de vous informer de leur demande de congé au moins 10 jours ouvrables à l'avance.
Oui, comme tout document, vous pouvez les télécharger sur votre ordinateur et les enregistrer sur vos outils internes.
Oui. Une fois qu'un contrat-cadre est signé, le responsable du compte administratif de votre entreprise peut ouvrir autant de comptes que souhaité pour les responsables budgétaires.
Chacun de ces comptes peut ensuite faire appel à des consultants externes. En moins d'une minute, tous vos services sont prêts à travailler avec les consultants externes de Payrolla.
Non. Payrolla respecte la réglementation fiscale en vigueur. Ainsi, afin de prévenir toute fraude fiscale, les employés accèdent exclusivement aux missions et aux contrats avec des entreprises domiciliées au Luxembourg et qui garantissent un lieu de travail sur le territoire du Grand-Duché.
Oui. Payrolla protège ses entreprises externes et clientes contre les incidents, les réclamations ou les dommages qui peuvent survenir ou qui pourraient survenir sur le lieu de travail de la mission.
Pour plus d'informations sur la couverture d'assurance fournie, veuillez vous référer à votre contrat-cadre.
Oui, avec Payrolla, tout type de mission est le bienvenu.
La seule limite que nous appliquons est un minimum d'une demi-journée par semaine pendant au moins 3 mois.
Vous rencontrez un problème avec votre facture ? Notre service est là pour vous aider à trouver une solution. contactez nous.
